La gestión documental es fundamental en la empresa, existe un término muy empleado en los foros empresariales: Business Intelligence, o inteligencia empresarial, el cual se define como: la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios. ¿Dónde se encuentra esa información y esos datos?: En los archivos de empresa y en sus oficinas principalmente.
Siguiendo esta afirmación podemos asegurar que los documentos que maneja una empresa (sea un empresario autónomo o una gran multinacional) son un elemento clave en la inteligencia empresarial. Por tanto, de su correcta gestión y tratamiento se obtendrán mayores beneficios generados gracias al ahorro de tiempo y recursos que favorece la correcta gestión de este activo: LOS DOCUMENTOS.
La información y datos que maneja una empresa en sus oficinas y en su archivo no sólo argumentan decisiones estratégicas al más alto nivel, sino que suponen una herramienta que bien gestionada acompañará al éxito en la empresa debido a la:
- rapidez de respuesta a clientes y proveedores.
- cumplimiento de la legislación: tributaria, de protección de datos, etc
- tomar decisiones adecuadas y argumentadas.
- seguridad de la información: tranquilidad para el empresario y seguridad para el cliente.
- ahorro de recursos materiales: uso razonado del papel y otros consumibles.
- ahorro de tiempo de gestión e inversión en otras tareas más productivas para la empresa.
Una gestión documental inadecuada en la empresa deriva en:
- largos periodos de respuesta a clientes: descontento y mala imagen.
- pérdida de documentos: sanciones administrativas e incumplimiento de la ley.
- imposibilidad de tomar decisiones de acuerdo a una situación real por el desconocimiento de la información propia.
- amenazas en la seguridad de la información: almacenamiento en la nube sin control, o estanterías sin medidas de protección.
- despilfarro de recursos materiales: copias, solicitudes de duplicados, etc.
- pérdida de tiempo buscando expedientes antiguos, en soportes obsoletos, elevando los costes reales de tramitación.
Estos argumentos a favor de una gestión documental profesional en los archivos de empresa justifican la creación y diseño de este curso on line, Gestión documental y Archivos de empresa. Se trata deuna acción formativa orientada a archiveros, profesionales de los archivos que pueden encontrar en las empresas más cercanas una opción laboral y para el personal administrativo de las empresas, quienes pueden aprender técnicas de archivo que le permitan rentabilizar sus horas de trabajo y no pasar las horas haciendo fotocopias o imprimiendo correos electrónicos para ser archivados.
El curso lo imparte Salomé Lendínez, fundadora de alacaja.com, miembro de la Unión de mujeres empresarias de la provincia de Jaén (JAEM) y empresaria desde el año 2005.
Para más información del curso, en la web de alacaja encontraréis la forma de inscripción y los descuentos existentes para personas en desempleo y antiguos alumnos. La fecha de inicio es el 21 de abril.
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