JIMDO es una empresa fundada por Matthias, Fridtjof y Cristian. Nació en Hamburgo, Alemania, pero fue creciendo a nivel internacional. Personas de todo el mundo construyen sus sitios web con el sistema modular simple de JIMDO.
Varios equipos en JIMDO han estado trabajando con Evernote desde agosto de 2012. En una entrevista, uno de sus socios fundadores, Matthias Henze, explica cómo el equipo de JIMDO en Rusia utiliza Evernote en el trabajo.
¿De qué forma suelen utilizar Evernote en el trabajo?
Utilizamos Evernote principalmente para:
- Asignar distintas tareas y compartir la carga del trabajo con todos los miembros del equipo en reuniones internas
- Proporcionar la misma información a todos los miembros del equipo (lo que promueve la transparencia internamente)
- Permitir y fomentar que todos los miembros del equipo establezcan sus propios objetivos, realicen listas de tareas pendientes, etc.
- Poner en conjunto los objetivos comunes del equipo, tanto las tareas inmediatas como a largo plazo
- Archivar los objetivos alcanzados y los proyectos finalizados, etc.
- Preparar futuros viajes de negocios
¿Cómo decidieron comenzar a utilizar Evernote con el equipo?
Varios miembros del equipo utilizaban Evernote desde hacía varios años, por lo que cuando nuestro equipo (JIMDO de Rusia) comenzó a crecer, surgió la necesidad imperiosa de un servicio que nos ayudara a organizarnos. Necesitábamos una herramienta que nos permitiera compartir tareas con rapidez y que hiciera que la información fuera más transparente y completa dentro del equipo. Realmente nos entusiasmó ver lo útil que podía resultarnos Evernote para trabajar en equipo. ¡Es una gran ayuda!
¿Cómo trabajan con Evernote?
Tenemos una libreta central para todas las tareas internas en común. La llamamos “Semanal”. Cuando comienza cada semana, creamos una nota en la libreta “semanal” y añadimos en ella todas las tareas que deberíamos intentar llevar a cabo esa semana, así como las ideas que deberíamos desarrollar y nuestros objetivos para la semana que comienza.
Todos los miembros del equipo pueden agregar en la libreta “semanal” tareas en las que deseen trabajar esa semana o en algún momento más adelante. También es muy útil cuando a algún miembro se le ocurre una idea y desea que se discuta en la reunión semanal. Esa persona puede agregarla a la “lista de ideas” y así recordaremos tratarla en la reunión.
Esto, a su vez, se convierte en una lista de tareas pendientes, porque luego las ideas se asignan a distintas personas para que se lleven a cabo.
También utilizamos esta nota para registrar todos los aspectos positivos y negativos de la semana anterior, que luego podemos revisar todos juntos. ¡Lógicamente, no limitamos nuestro flujo de trabajo a una única libreta “Semanal”!
Resumen de la libreta semanal con ideas, tablas GLAD y SAD (con los aspectos positivos y negativos de la semana).
Tabla semanal con objetivos mensuales para los distintos miembros del equipo.
Generalmente, creamos una libreta para cada proyecto en el que trabajamos, sea grande o pequeño. A veces, si es necesario, la compartimos con otros equipos. Por ejemplo, utilizamos Evernote para redactar el boletín de la empresa, los artículos para el blog o para guardar otras publicaciones. También conservamos y compartimos todas las publicaciones sobre nuestra empresa en otra libreta como archivo para futuras consultas.
Cuando trabajamos con clientes, también solemos utilizar Skitch porque nos permite brindarles una explicación más vívida de nuestras ideas. Incluso tenemos una libreta en la que recopilamos los comentarios y mensajes más graciosos de nuestros usuarios.
¿Qué ha cambiado en la empresa desde que se comenzó a utilizar Evernote para trabajar?
Gracias a Evernote, no tenemos que reunirnos más de una vez por semana. Todas nuestras reuniones semanales se basan en la libreta “Semanal” y eso nos permite discutir todas las tareas realizadas y agregar nuevas tareas para la próxima semana.
El equipo de JIMDO comparte sus consejos sobre cómo aprovechar Evernote al máximo en el trabajo
Organiza las reuniones con Evernote
Puedes organizar las reuniones periódicas con una libreta compartida. Todos pueden editar la agenda y, durante la reunión, algún miembro del equipo puede tomar nota y guardarlas en Evernote. Podemos hacer esto en cualquier momento y lugar y con cualquier dispositivo. Podemos trabajar sin conexión si no tenemos acceso a una red Wi-Fi, por ejemplo.
Utiliza libretas compartidas o una Biblioteca de negocios para ser más transparente con tu equipo
¿Quieres ser más transparente con tu equipo? Recopila toda la información relevante en las libretas y compártela con los miembros de tu equipo.
Planifica viajes con Evernote
¿Estás planificando un viaje? Crea una libreta para eso. Agrégale la agenda, datos de contacto de las personas con las que te reunirás, direcciones, para que todo esté preparado. Si viajas a otro país, es incluso más útil porque te permite tener toda la información offline sin necesidad de conectarte y sin cobrarte tarifas desmesuradas por el roaming de datos.
Miles de empresas utilizan Evernote en el trabajo para crear un lugar de trabajo más productivo e inteligente. Y con Evernote Business, el trabajo en equipo es incluso más inteligente. Crear una cuenta Evernote Business e invitar a los compañeros de trabajo es un proceso simple. Comienza a hacerlo aquí.
Como grandes fanático de Evernote, JIMDO está ofreciendo a todos los usuarios interesados en Evernote un descuento del 25% en la tarifa del primer año de JimdoPro o JimdoBusiness. El código (YOL-OTD NCC) se puede canjear durante el proceso de compra en http://es.jimdo.com/precios/jimdopro/.